FN ISI Export Format VR 1.0 PT J TI Records Management Survey Schweiz in ausgewählten Sektoren der Privatwirtschaft (2005/2006) AF Stettler, Niklaus Hagmann, Jürg Emch, Gerhard Fridrich, Anna Wandeler, Joseph AU Stettler, N Hagmann, J Emch, G Fridrich, A Wandeler, J VL 2 PY 2006 AB Im Auftrag des Ausschuss eArchiv der Vereins schweizerischer Archivarinnen und Archivare haben Studierende der HTW Chur unter Anleitung von Prof. Dr. Niklaus Stettler und der Unterstützung von PriceWaterhouseCoopers zwischen Sommer 2005 und Frühjahr 2006 eine Umfrage über den Stand von Records Management in der Privatwirtschaft der deutschsprachigen Schweiz durchgeführt. Befragt wurden total 28 Firmen unterschiedlicher Betriebsgrösse (multinationale Grossbetriebe sowie grössere KMUs) aus den Branchen Chemie/Pharma, Finanz- und Elektrizitätswirtschaft. Primäre Zielsetzung der Umfrage ist die Sensibilisierung (awareness) von Verantwortlichen aller Stufen für das Thema Records Management. Sofern noch keine expliziten Records Management Programme bestehen oder initiiert worden sind, geht es darum, die Akteure, die für die Aufbewahrung von gesetzlich relevanten Unterlagen zuständig sind, zu erreichen und sie mit dem Konzept des Records Managements bekannt zu machen (basierend auf der ISO Norm 15489). Zur Erhebung wurden fragebogenunterstützte Experteninterviews durchgeführt. Der Fragebogen besteht aus 22 Fragen, die in acht Schwerpunkte (inhaltliche Themenblöcke) aufgeteilt sind. Die Ergebnisse lassen sich wie folgt zusammenfassen: Es besteht eine starke Korrelation zwischen der Betriebsgrösse und dem Stand von Records Management in den untersuchten Firmen. Am weitesten fortgeschritten sind die RM Programme der Grossbetriebe in der chemisch-pharmazeutischen Industrie. In KMUs scheint der Handlungsbedarf dagegen noch gering zu sein. Hier ist der Begriff und die Disziplin des Records Management noch weitgehend unbekannt. Insbesondere in der Elektrizitätswirtschaft hat sich die traditionelle Art der Schriftgutverwaltung bis heute bewährt. Unabhängig von der Branche haben sich im wesentlichen drei Befunde bzw. Problembereiche herauskristallisiert: • Records Management wird noch nicht als Supportprozess verstanden, der als Querschnittfunktion durch alle Unternehmensbereiche hindurchgeht. Es wird nicht das ganze Organigramm abgedeckt. RM beschränkt sich auf die wenigen bekannten und klassischen Bereiche des Schriftguts (Finanzen, Personal u.a.m.). • Unvollständig ist die Abdeckung auch in Bezug auf die Kontrolle von Unterlagen. In der Regel werden die offiziellen Records, die in den Kernprozessen entstehen, gut verwaltet, hingegen entziehen sich die sogenannten Inventar resistenten Unterlagen aus Office-Systemen – insbesondere Korrespondenz mit e-Mails – der zentralen Verwaltung durch einen Akten- und Aufbewahrungsplan (schedule). Damit ensteht ein potentielles Compliance Problem. • Ausbildung und interne Schulung für alle Mitarbeiter einer Firma ist nötig, um die Thematik in den Unternehmen besser bekannt zu machen, um Risiken in Bezug auf die Rechenschafts- und Auskunftsfähigkeit der Organisation zu minimieren. Nach dem Ergebnisteil werden drei Fallstudien vorgestellt (UBS, Novartis, Elektrizitätswerk der Stadt Zürich (ewz), die im Sinne von «Best-Practice» aufzeigen, wie Records Management in der Praxis umgesetzt werden kann. ER